“Het nieuwe ERP-systeem brengt veel voordelen met zich mee!”

“Het nieuwe ERP-systeem brengt veel voordelen met zich mee!”

In onze vorige ICT blog vertelde Ad Kuijken je over de implementatie naar het nieuwe ERP-systeem. Het is een grote switch die veel veranderingen met zich meebrengt. Gelukkig zijn dit veel voordelen. Ben je benieuwd wat de grootste verschillen gaan zijn? Lees dan snel verder.

Vertel Ad, wat zijn de voordelen?

“Er zijn enorm veel voordelen! Eigenlijk zit het vooral in de aanpassing van de werkwijze. Het personeel zal wat dat betreft echt moeten schakelen en aanpassingen moeten doen. Wel op een logische manier overigens! Nu kost het veel tijd en moeite om iets te registreren en te realiseren. Dat gaat straks heel anders zijn. Het opzoeken van informatie kan dan bijvoorbeeld binnen het ERP systeem, dat is nu niet zo.”

“Bij Unit4 kon je kiezen voor updates. Dat hebben we heel lang niet gedaan. Toen we dat in april wél weer deden, moesten we een ineens een hele grote sprong maken. We kwamen daarbij allerlei kinderziektes tegen. Die problematiek proberen we nu te verhelpen. Bij Microsoft zijn er jaarlijks acht updates waarvan je er minimaal zes moet doen om het systeem up-to-date te houden. Doordat je steeds kleine stapjes maakt, ben je altijd bij qua technische ontwikkelingen. Super fijn! Dat is een van de grote voordelen.”

“Je doet dan ook geen nieuwe installatie, het wordt binnen je abonnement geupdate. Die software is zo ingericht dat je te allen tijde voorkomt dat je op een oude versie werkt. Je kan niet beginnen met versie 0 en vijf jaar later naar versie 6 gaan waardoor sommige data is veranderd, die in eerdere updates wél automatisch is omgezet. Het is ook do-able omdat het elke keer maar kleine veranderingen zijn. De collega’s merken er nauwelijks iets van en kunnen makkelijker mee in nieuwe ontwikkelingen.”

Wanneer verwachten jullie de overstap af te kunnen ronden?

“De planningen worden nu gemaakt. Het eerste stuk is eigenlijk al gepland; dat is het CRM stuk. We hopen dat eind dit jaar of uiterlijk begin volgend jaar af te ronden. Begin 2022 pakken we het ERP stuk ook op. Ik verwacht dat die planning binnen een tot twee maanden klaar is. Dat is ook afhankelijk van de projectmanagers van onze partners en de hoeveelheid tijd die onze key users hiervoor vrij kunnen maken.”

“De key users hebben een demo gehad, waarin met de Scrum methode is gewerkt. Zo krijgen ze een goed beeld van de werkwijze. Later zullen ze hier nog een training in krijgen. Het zal even wennen zijn, maar wellicht is dit een fijne werkwijze om toe te passen als ze later aan nieuwe projecten gaan werken. De methode zorgt ervoor dat je stap 1 eerst volledig afrond, voor je aan stap 2 begint. Daarbij kan het voorkomen dat er sommige activiteiten ‘geparkeerd’ worden voor een later moment om het project behapbaar te houden.”

Wanneer is het voor jullie geslaagd?

“Cruciaal in het slagen van het project zijn de tijd en moeite die de collega’s er in moeten steken. Het gevaar is dat mensen de aanpassingen moeilijk vinden en hier niet goed in meegaan. Dat moet je zien te voorkomen. Eigenlijk weten de key users hoe alles werkt vóórdat de rest van het personeel met het nieuwe ERP-systeem gaat werken. Zij kunnen dus eventuele vragen beantwoorden en anderen helpen. Het is uiteraard wel belangrijk dat de key users hun directe collega’s meenemen in het proces en ze mee laten denken in werkwijze en inrichting.”

“Veel mensen zijn gewend om alles op een bepaalde manier te doen. Is dat ook echt de beste manier? Of was het gewoon makkelijk,” vraagt Ad zich af. “Dat zal wellicht struggles met zich meebrengen,” zeg ik aarzelend. “Dat denk ik ook! Je komt in een vastgeroest patroon terecht. Al vind ik dat eigenlijk een heel naar woord. Het is belangrijk dat iedereen meedenkt; wat is wel en wat is niet mogelijk? Microsoft heeft een bepaald stramien dat kan verschillen van Unit4. De inzet van de mensen is dus essentieel bij het slagen van het project.”

Het is dus zaak dat alle collega’s erbij betrokken worden?

“Ja zeker! Ze moeten kunnen aansluiten bij een sessie om hun denkwijze te delen. Als iedereen een steentje bijdraagt, heeft ook iedereen zicht op wat er gebeurt. Ondanks dat zullen er de eerste paar weken na de implementatie vast veel vragen zijn, maar dat is niet erg!”

“Je kunt het zo breed maken als je zelf wil. Edwin en ik bewaken deze kaders. Eigenlijk hebben we een selectie gemaakt van de dingen die we nu wél of juist niet willen doen. Dat is een van de andere voordelen; we hebben een aantal opties opengehouden voor in de toekomst. Die zijn wellicht nog heel interessant! Dat noemen we backlogs; die kunnen we na de implementatie nog toevoegen.”

“Om alles te faciliteren, gaan we een projectruimte maken,” vertelt Ad trots. “Daarin kunnen collega’s zich afzonderen om aan het project te werken. Op deze manier worden ze niet continu gestoord door hun dagelijkse werkzaamheden. Het is puur om de inrichting van het project te bekijken! Kortom; een onwijs gaaf project om aan te mogen werken.”

In onze volgende ICT blog vertelt Alex de Jong, een externe IT professional, je meer over het proces dat hij met Oscar heeft doorlopen en de keuzes die daarbij zijn gemaakt. Maar, dat is voor later 😉 Heb je nog een vraag voor Ad? Neem dan contact met hem op via ad.kuijken@multifix.nl.