“Voor een goed ERP systeem moet er de juiste basis zijn.”

“Voor een goed ERP systeem moet er de juiste basis zijn.”

In 2020 interviewden we Oscar over zijn ICT functie binnen MULTIFIX. We zijn heel erg benieuwd hoe het inmiddels met hem gaat, welke stappen er gemaakt zijn en hoe het precies zit met het nieuwe ERP systeem.

Vertel Oscar, welke stappen hebben jullie in de tussentijd weten te maken?

“Voor een goed ERP systeem moet er ook de juiste basis zijn. De werkplek moet aan de laatste eisen voldoen. Die stap is voltooid. Alle systemen zijn vervangen en aangepast naar Windows 10. Office 2013 is vervangen door Microsoft365 (in de Cloud versie). Op logistiek en productie hebben we alle laser- en labelprinters vervangen. De Kardex kasten stonden ook op ons lijstje. Die ICT is volledig up-to-date gemaakt. Last but not least; zijn de firewalls, switches en wifi, op zowel de Bokkerijder als de Standerdmolen vervangen. Inmiddels zijn deze dubbel uitgevoerd. Vodafone is onze nieuwe internet provider (mét 4G back-up). Goede start toch?”

ZEKER! EN VERDER?

“Verder zijn we ook organisatorisch aan de slag gegaan,” vertelt hij vol enthousiasme. “We hebben een ICT-programma opgericht dat aansluit op het beleidsplan van de missie, visie en strategie van MULTIFIX. Die ambitie hebben we in een roadmap uitgewerkt. Achter de schermen zijn we dit stap voor stap aan het invullen. Een van de onderdelen daarvan is de moderne, digitale werkomgeving in Microsoft365. Daarbij kijken we ook naar strategische thema’s als de data van MULTIFIX. Hoe gaan we om met de diverse datastromen en hoe borgen we de kwaliteit. We noemen dat data management. De structuur die daardoor ontstaat kunnen we aansluiten in de ERP omgeving, maar deze kunnen we ook koppelen aan het samenwerken in Teams. Dat gaat steeds belangrijker worden namelijk!”

“Teams wordt de werkplek van de toekomst; over een tijdje gaat alles via dat platform. Je werkt dan samen binnen je afdeling, met collega’s van andere afdelingen of zelfs met klanten en leveranciers. Of dat nu op projectbasis is of dat het dagdagelijkse taken zijn. Eigenlijk doe je álles vanuit een communicatiekanaal. Je kan dan via Teams in een Word, Excel of PowerPoint bestand werken, ook met een collega. Zelfs als je niet naast elkaar zit of je je niet op dezelfde locatie bevind. Eigenlijk worden alle verschillende applicaties geïntegreerd in Teams. Ook het nieuwe ERP systeem.”

Ja, hoe zit het met de implementatie van het nieuwe ERP systeem?

“Daar werken we achter de schermen hard aan,” zegt Oscar met een lach. “We hebben de contracten met Pulse getekend en gaan nu de voorbereidingen treffen. De omgeving die nodig is voor de implementatie moeten we helemaal zelf inrichten. We willen (intern) ook workshops gaan geven. We starten hierbij met de key users, dat zijn eigenlijk de personen die vanuit hun afdeling en de manier waarop ze hun werk afstemmen met andere afdelingen stevig op de grond staan. Die stemmen af over de gehele keten, bepalen samen de inrichting en zo kunnen we met Pulse alle interne processen klaarstomen voor de overstap.”

Jullie zoeken een stagiaire die jullie hierbij komt helpen toch?

“Klopt,” knikt Oscar. “De werkzaamheden voor het nieuwe ERP systeem moeten bijgehouden worden. Daarvoor hebben we een projectbureau binnen MULTIFIX opgericht; GroupICT. Ad Kuijken en Edwin van Diessen zorgen als product owners voor de bewaking van business processen en de omvang hiervan. Ik ben verantwoordelijk voor het projectmanagement. De aanpak is Scrum. Eigenlijk ben ik dus de Scrum master; het contact tussen MULTIFIX en Pulse. Pulse werkt met een sure-step methode, waarin de bedrijfsprocessen in een foundation fase worden vastgelegd. Dat is eigenlijk een soort fundering. Vanuit daar kunnen we verder bouwen.”

“Voor MULTIFIX zijn daar ondersteunende werkzaamheden bij nodig vanuit een bepaalde studierichting. Onwijs gaaf voor een stagiaire of iemand die net is afgestudeerd. Diegene mag ons gaan helpen met het halen en brengen van vraag en antwoord en het vastleggen van de afspraken die key-users maken. Met alle processen die daarbij komen kijken natuurlijk! Een unieke kans als je van informatiemanagement of bedrijfskunde houdt en de ontwikkeling van een ERP proces in onze branche mee wil maken.”

VERTEL! HOE DAN?

“MULTIFIX gaat volledig vanuit de Cloud werken met geconsolideerde administraties voor alle vestigingen. Zelfs voor ons kantoor in China. Uiteraard werken we daarbij ook aan de verbinding naar de Office omgeving en alle processen waar we het eerder over hadden. Alle business onderdelen komen aan bod; verkoop, inkoop, projectmanagement, logistiek, productie en finance. Noem het maar op!”

Heb je interesse? Of weet je iemand die een studie informatiemanagement of bedrijfskunde volgt? Misschien zelfs net heeft afgerond? Neem dan contact op met Ad Kuijken via ad.kuijken@multifix.nl of met Oscar Alstede via oscar.alstede@multifix.nl. Wie weet drinken jullie dan binnenkort een kop koffie om de mogelijkheden te bespreken!