De adviseurs van Multifix krijgen regelmatig vragen over ‘Total cost of ownership’ (TCO), in onderstaand artikel proberen we ze te beantwoorden. Overige vragen kunnen natuurlijk ook door hen beantwoord worden. In onderstaand artikel worden de volgende onderwerpen besproken:

Wat is TCO?
TCO-Modellen
Soorten kosten
Kritiek
TCO in de industrie
Life Cycle Costing

Wat is TCO?

Gartner definieert total cost of ownership (TCO) als een uitgebreide beoordeling van de kosten van een product of dienst over de grenzen van de onderneming heen in de loop van de tijd. Voor bijvoorbeeld IT omvat TCO de aankoop van hardware- en software, beheer en ondersteuning, communicatie, uitgaven voor eindgebruikers en de kosten van stilstand, training en productiviteitsverliezen.

Total Cost of Ownership (TCO) is ontworpen om consumenten en bedrijven te helpen bij het schatten van alle kosten van kapitaalgoederen. Het idee hier is om een overzicht te krijgen dat niet alleen de aanschafkosten omvat, maar alle aspecten van het latere gebruik (energiekosten, reparatie en onderhoud) van de betreffende onderdelen. Op deze manier kunnen bekende kostenposten of zelfs verborgen kosten mogelijk worden geïdentificeerd voordat een investeringsbeslissing wordt genomen.

De TCO-methode is in 1987 ontwikkeld door Bill Kirwin, Research Director van het managementadviesbureau Gartner Inc. in opdracht van Microsoft. Het idee om ook kosten buiten de aankoop mee te nemen in beslissingen werd echter in 1927 al door Ralph Borsodi geopperd.

TCO-Modellen

Er zijn talrijke modellen gepubliceerd in de literatuur over TCO (en Life Cycle Costing of LCC, zie hieronder). Geissdoerfer et al. vergelijken en evalueren 20 modellen, het model Gartner Group en het model DIN EN 60300-3-3 kregen de meeste punten.

Een nieuwe benadering van de berekening van de TCO op basis van kwantitatieve en kwalitatieve modelbouwstenen en empirische gegevens, is door Klaus Geissdoerfer gepresenteerd. In de praktijk is deze aanpak flexibel en kan daarom zeer tijdbesparend worden toegepast. Het model is gebaseerd op bestaande modellen en een uitgebreid onderzoek naar bedrijven die al gebruik maken van TCO of LCC.

Om de TCO te berekenen is een gratis open source tool beschikbaar gesteld op Sourceforge.

Soorten TCO-kosten

Om een goed beeld van de ‘total cost of ownership’ van een investering te krijgen, dient een overzicht gemaakt te worden van zowel de direct toe te rekenen kosten als de indirecte kosten.

Directe kosten
De directe kosten worden niet onderverdeeld in kostenplaatsen (zoals de kosten van een medewerker), maar in processen waarvan de kosten in principe kunnen worden berekend door ze toe te rekenen aan andere kostenplaatsen. Meestal worden deze kosten gemaakt bij de aanschaf en het onderhoud van middelen. Vanuit een zakelijk perspectief worden de directe kosten gekenmerkt door hun budgettaire haalbaarheid. Zo kan een duurzaam effect van deze kosten, zowel positief als negatief, op het succes van de onderneming worden aangetoond. Directe kosten aan de hand van het voorbeeld van een PC:

  • Aankoopkosten voor hardware en software (afschrijving of leasetarieven), kosten uit onderhoudscontracten met fabrikanten of dienstverleners en kosten voor IT-infrastructuur (netwerken, servers)
  • Alle processen op het gebied van administratie en ondersteuning (exploitatiekosten)
  • Administratieve uitgaven (bv. vermogensbeheer, opstellen van contracten, budgetplanning), coördinatie van opleidingsmaatregelen voor IT-personeel en eindgebruikers (administratiekosten)

Indirecte kosten
Indirecte kosten ontstaan niet door de aankoop of garantie van de werking van kapitaalgoederen, maar door onproductief gebruik door de eindgebruiker. Dit zijn altijd processen, procedures of situaties die de eindgebruiker in zijn productiviteit belemmeren. Aangezien deze processen voor alle eindgebruikers verschillend kunnen zijn, is de meetbaarheid van een dergelijk proces fundamenteel problematisch. Het staat echter ter discussie in hoeverre deze kosten van invloed zijn op de kasstroom van een onderneming, d.w.z. de kasstroom in de vorm van ontvangsten of betalingen. Volgens Krcmar bedragen deze indirecte of zelfs niet gebudgetteerde kosten tussen de 23 en 46 procent van de totale kosten. Indirecte kosten aan de hand van het voorbeeld van een PC:

  • Applicatieontwikkeling: Ontwikkeling van eigen applicaties (bijvoorbeeld Excel-tabellen)
  • Gegevensbeheer en configuratie van het bureaublad (bestands- en gegevensbeheer)
  • Niet-beschikbaarheid van het betrokken systeem (personeelskosten of kosten voor verloren gegane bedrijfsactiviteiten)
  • Zelfhulp en incidentele training (Casual Learning en Self-Support)
  • Opleidingsmaatregelen om de eindgebruiker te trainen in een specifieke toepassing (formeel leren)
  • Ondersteuning van een andere onervaren gebruiker (‘peer support’)

Kritiek op het TCO-concept

Het grootste probleem met het TCO-model is dat het niet aangeeft in hoeverre een verbetering van de TCO, met name op het gebied van de indirecte kosten, daadwerkelijk van invloed kan zijn op de winst van het bedrijf.

Een ander punt van kritiek is dat het TCO-concept niet voorziet in methoden om de indirecte kosten als gevolg van productiviteitsverliezen te bepalen. In de praktijk moet ook worden verduidelijkt of deze kosten daadwerkelijk worden gemaakt als gevolg van het uitvallen van een investeringsobject (bijv. downtime van een server).

Tenslotte: in veel gevallen wordt geen rekening gehouden met toegerekende aandelen voor huur, energiekosten et cetera. Bovendien zijn er momenteel geen belangrijke benaderingen in de literatuur of in de vakpers om de afweging van het ondernemersrisico in verband met het TCO-model te bespreken.

TCO in de industrie

De TCO-overweging in de industriële omgeving wordt vandaag de dag steeds belangrijker, als gevolg van de toenemende wereldwijde concurrentie. Zo zijn machineleveranciers in grote projecten verplicht om TCO-berekeningen te maken bij het indienen van hun offertes, maar ook interne TCO-berekeningen worden steeds belangrijker voor kleinere machinefabrikanten om de efficiëntie in het bedrijf te verhogen.

Een voorbeeld: Een afsluiterterminal is duurder voor een bedrijf in vergelijking met individuele afsluiters in directe kostenberekeningen. Het bedrijf bespaart echter geld als er ook rekening wordt gehouden met indirecte kosten. Dit komt omdat de tijd die de constructeur nodig heeft voor individuele afsluiters vele malen groter is door de opeenvolging van vele individuele stappen als het zoeken en configureren, het downloaden, het genereren van het boorpatroon, het installeren van het CAD-model in de CAD-assemblage, het creëren en vrijgeven van de CAD-modellen in het PLM-systeem, enz. Zonder de TCO-aanpak is er dus minder stimulans voor een industrieel bedrijf om hierin te investeren, omdat alleen deze aanpak het potentieel voor optimalisatie en kostenreductie laat zien.

Life Cycle Costing

De gerelateerde termen TCO en Life Cycle Costing (LCC) worden vaak door elkaar gehaald en niet duidelijk gedefinieerd. Vereenvoudigd wordt LCC vooral gebruikt voor kapitaalgoederen in de industrie. De transactiekosten zijn hier van ondergeschikt belang, omdat de bedrijfs- en acquisitiekosten vele malen hoger zijn. TCO wordt daarentegen bijvoorbeeld gebruikt voor kleinere aankopen (pc’s, software), verbruiksgoederen (schroeven, vet), diensten, enz.

Life cycle costing (LCC) is een kostenbeheersmethode waarbij de ontwikkeling van een product van het productidee tot het uit de markt nemen ervan (productlevenscyclus), d.w.z. “van de wieg tot het graf”, in aanmerking wordt genomen. Alleen de negatieve kasstromen (uitgaven) zijn van belang, de opbrengsten (inkomsten) worden verwaarloosd.

LCC: Geschiedenis

Het concept van Life Cycle Costing werd al in de jaren zestig van de vorige eeuw toegepast voor grote investeringen in de bouw- en militaire sector. In de Verenigde Staten werd het concept door het Amerikaanse Ministerie van Defensie gebruikt als beslissingshulp bij de aanschaf van wapensystemen. De achtergrond hiervan was dat het ministerie een uitgavenanalyse had uitgevoerd als gevolg van een verlaging van de budgetten. Hieruit bleek dat een aanzienlijk deel van de uitgaven niet voor aankopen, maar voor het onderhoud en de exploitatie van eerder aangeschafte systemen bestemd waren. Dit maakte duidelijk dat niet alleen de aanschafkosten van de systemen, maar ook de verwachte vervolgkosten van de gehele levenscyclus van de systemen relevant zijn bij de gunning van de contracten voor de systemen en dus in het besluitvormingsproces in aanmerking moeten worden genomen. Later werd het concept van de levenscycluskosten ook gebruikt om de economische efficiëntie en het ontwerp van complexe grootschalige projecten in de industriële machinebouw te beoordelen.

LCC: Perspectieven

Life Cycle Costing kan vanuit twee verschillende perspectieven bekeken worden, vanuit het perspectief van de producent of de klant.

Vanuit het oogpunt van de producent worden zowel de totale eigen kosten als de kosten van de afnemer bepaald. Al vóór de productie, d.w.z. tijdens de productontwikkeling, moet de producent verschillende opties voor een product overwegen en de meest gunstige kiezen. Het perspectief van de klant is ook interessant voor bedrijven, omdat het vaak wordt verwaarloosd ondanks de toenemende klantgerichtheid. De klant is niet geïnteresseerd in de ontwikkelings- of productiekosten, maar alleen in zijn eigen kosten vanaf de aankoop tot aan de verkoop. Doelgerichte informatie kan worden gebruikt om de economische en ecologische voordelen van het product aan de klant te communiceren.

Een manier om de bedrijfskosten van de klanten te verlagen is bijvoorbeeld een garantie, dat de mogelijke reparatiekosten vermindert. Retourgaranties of recyclagemogelijkheden dragen bij tot de vermindering van de verwijderingskosten. Deze verlaging van de vervolgkosten van de klant verhoogt echter de vervolgkosten van de producent. Het is noodzakelijk om de individuele opties af te wegen, wat bijvoorbeeld gebaseerd kan zijn op een gezamenlijke analyse. Hierin kunnen de volgende punten worden meegenomen:

  • Klantperspectief
    • Inkoop
    • Opleiding en gebruik
    • Ondersteuning van de fabrikant
    • Onderhoud
    • Verwijdering
  • Producentenperspectief
    • Productontwikkeling en -conceptie
    • Ontwerp
    • Procesontwikkeling
    • Productie
    • Logistiek

LCC en de Netto Contante Waarde

Het is vaak nodig om te kiezen tussen verschillende opties bij een aankoop. Life Cycle Costing houdt niet alleen rekening met de aankoopkosten, maar ook met de gebruikskosten (bv. operationele personeelskosten, onderhoudskosten, energie- en verbruikskosten, …) en de verwijdering van een product. In tegenstelling tot de netto contante waarde methode worden de toegerekende betalingen niet verdisconteerd naar het moment van verwerving (contante waarde), maar worden de feitelijke betalingen vergeleken op basis van het toerekeningsbeginsel. Alleen de netto contante waarde methode laat een holistisch beeld van het product toe en een keuze van de meest gunstige optie voor de bedrijfswaarde.

Stel dat een consument twee opties heeft bij de aankoop van een product. Optie 1 lijkt op het eerste gezicht vrij goedkoop, de aankoopkosten zijn laag. Als de consument dit product echter koopt, wordt hij geconfronteerd met hoge bedrijfs- en verwijderingskosten. Optie 2 daarentegen maakt een vrij dure indruk door de hoge acquisitiekosten. Vanwege de lage vervolgkosten is er echter een compensatie, de zogenaamde trade-off. Deze afweging kan alleen worden gemaakt door de levenscyclus te bekijken. De traditionele kostenberekening is niet in staat om dit te doen vanwege de periodegebondenheid. De methode van de netto contante waarde houdt niet alleen correct rekening met de levenscycluskosten, maar ook met het optreden ervan in de tijd en geeft, door verdiscontering, de effecten op de bedrijfswaarde als beslissingscriterium. Het is superieur aan andere methoden in termen van het maximaliseren van de bedrijfswaarde.

Toepassing van LCC

Vooral op het gebied van ecologisch georiënteerde bedrijfskunde is de LCC-methode erg populair, vanwege de holistische aanpak. Door de exploitatie- en verwijderingskosten op te nemen, wordt het principe van duurzaamheid toegepast. De LCC-benadering wordt echter ook toegepast in de vastgoedeconomie.

De meeste bedrijven die gebruik maken van life cycle costing zijn grote producenten van producten in de automobiel-, elektrotechnische en elektronica-industrie (1996: 67 procent, 2001: 71 procent). De mate van toepassing van Life Cycle Costing van 28 procent is zeer laag in vergelijking met andere kostenbeheersingsconcepten. Meer dan de helft van de bedrijven die geen Life Cycle Costing gebruiken, rechtvaardigden het concept van de Life Cycle Costing als ongeschikt en/of te duur, zo blijkt uit onderzoek.