“De implementatie van het nieuwe ERP-systeem is complex.”

“De implementatie van het nieuwe ERP-systeem is complex.”

Een tijdje terug vertelde Oscar Alstede je, in deze blog, over de stappen die er gezet zijn op het gebied van ICT. Echter moet de grootste stap nog gezet worden; de implementatie van het nieuwe ERP-systeem. Vandaag vertelt Ad Kuijken, Business Controller bij MULTIFIX, je hier alles over.

Hoe is het allemaal begonnen?

“In 2003 en 2004 hebben we hard gewerkt aan de implementatie van Unit4; dat ging uiteindelijk in 2005 live. Op dat moment verkochten we voornamelijk Fasteners. Het maken van Specials deden we toen aanzienlijk minder dan nu. Een bedrijf staat natuurlijk niet stil. MULTIFIX heeft zich verder ontwikkeld en is enorm gegroeid. Het maken van Specials is nu een veel groter gedeelte van onze activiteiten en ook hebben we onze diensten uitgebreid met assemblage. Helaas voldeed Unit4 toen niet meer.”

“Tweeënhalf jaar geleden ben ik, met Edwin van Diessen, gaan kijken wat er wél bij ons zou passen. Het aanbod is erg groot, daarom hebben we goed onderzoek gedaan. In eerste instantie hebben we gekeken welke systemen er zowel hier als in China gebruikt kunnen worden. Zeker aangezien de Chinese overheid slechts een paar internationale ERP-systemen heeft goedgekeurd. Uit ons onderzoek kwamen vier geschikte partijen. Op uitnodiging van Pulse, die overigens onze partner wordt, zijn we naar Engeland geweest om te kijken wat Microsoft kon bieden. Microsoft leek ons het best passend; ook omdat we al veel gebruik maken van hun diensten. Denk daarbij aan Outlook, Word en Excel.”

Een dergelijke overstap lijkt me, ondanks dat, best schakelen voor jullie medewerkers?

“Klopt. Een dergelijke switch, in een ERP pakket, is groot. Helemaal voor je personeel. Gelukkig is iedereen bekend met de Office diensten. Voor wat we nu gezien hebben heeft het ERP van Microsoft diensten waar we nu al mee werken. Ik verwacht dat ze hierdoor sneller ‘wegwijs’ zullen zijn, dan met een pakket van een andere aanbieder.”

“Het afgelopen jaar hebben we gekeken welk Microsoft systeem het beste bij ons past; je hebt Business Central en Dynamics365. Business Central is gericht op kleine tot middelgrote bedrijven met tussen de vijftig en honderd medewerkers. Omdat wij China ook willen aansluiten, moesten we eigenlijk wel naar Dynamics365. Qua werknemers zijn we er wellicht nog te klein voor, maar qua activiteiten en groei ambitie past dit perfect bij onze organisatie!”

“We hebben overigens voor beide systemen een demo gehad zodat we ook echt goed wisten wat de beste keus was. Die van Dynamics365 bij Pulse en die van Business Central bij GAC. De key-users hebben we hier uiteraard bij betrokken en eigenlijk waren ook die unaniem voor het grote geheel (van Dynamics365). Erg fijn! Vervolgens hebben we samengezeten met de directie om een stip op de horizon te zetten. In 2022 moet de volledige implementatie achter de rug zijn. Het gaat veel tijd en werk kosten, maar op deze manier kunnen we ook niet meer door.”

Is de implementatie complex?

“Ja heel complex. We hebben er in principe anderhalf jaar voor uitgetrokken. Volgens onze partners moet dit lukken. We willen niets overhaasten, het moet gewoon goed gebeuren. Momenteel gebruiken we veel verschillende programma’s naast het ERP. We hebben SlimStock, SuperOffice, Obi etc. Dat zit straks allemaal verweven in Dynamics. De communicatie wordt als het goed is veel makkelijker, maar dat maakt de switch ook heel pittig. Eigenlijk heeft het voor iedereen impact; ook voor de afdelingen die tot dusverre weinig met het ERP-systeem te maken hadden zoals marketing of projectmanagement.”

Een dergelijke overstap brengt natuurlijk ook veel voordelen voor de organisatie mee. In een volgend interview vertelt Ad je hier alles over. Ook praat hij je bij over de nieuwe projectruimte op onze vestiging aan de Standerdmolen. Heb je een vraag over de overstap? Neem dan contact met Ad op via ad.kuijken@multifix.nl.