Hoe zorg je dat alle collega’s geïnformeerd zijn?

Hoe zorg je dat alle collega’s geïnformeerd zijn?

Tijdens de persconferentie van 28 september werd ons weer op het hart gedrukt om zo veel mogelijk thuis te werken. Hierna bleek maar weer hoe belangrijk het is om nieuwe maatregelen snel bij het gehele personeel kenbaar te maken. Doordat alle collega’s de Multifix app al op hun telefoon hebben staan kon onze HR manager direct na het overleg met de directie de nieuwe maatregelen met iedereen delen.

Zoals waarschijnlijk meerdere bedrijven zullen herkennen is het een uitdaging om de interne communicatie goed te houden. Zeker naar mate bedrijven groter worden, wordt dit moeilijker. Als je dan ook nog meerdere vestigingen hebt, is de uitdaging groot. Er zijn altijd collega’s die alles te horen krijgen in de spreekwoordelijke ‘wandelgangen’, maar andere collega’s bewandelen andere gangen waar niets te horen is.

Waarom is interne communicatie zo belangrijk?

Hier zijn verschillende redenen voor. Een van die redenen is uiteraard het informeren van de medewerkers. Verder is het belangrijk voor de betrokkenheid, en het gevoel van samenhorigheid. Maar misschien nog wel het belangrijkst: wanneer je eigen medewerkers niet op de hoogte zijn, hoe kan het beeld naar buiten dan volledig en duidelijk zijn?

Hoe was de situatie?

Bij Multifix werd veel informatie via de bedrijfsmail verstuurd, maar niet iedereen zit de hele dag achter de computer, of heeft überhaupt een bedrijfsmail. Er viel dus ook op die manier een gat in de interne communicatie. Om dit op te vullen, moest er iets gebeuren.

Sinds begin dit jaar ben ik, Susanne Janssen, coördinator marketing en communicatie bij Multifix Group, dus viel dit vraagstuk binnen mijn verantwoordelijkheid. Om de behoeften van de collega’s te inventariseren hebben we eerst gesprekken gevoerd met verschillende medewerkers, met verschillende functies op verschillende afdelingen. Hieruit bleek dat ons vermoeden klopte, de interne communicatie en informatievoorziening werd ronduit slecht beoordeeld. Werk aan de winkel dus, hoe kan dit beter? We moeten het toch samen fixen!

Welke opties zijn er?

Samen met de afdeling HR hebben we een werkgroep samen gesteld. Verschillende ideeën kwamen voorbij, zoals een intranet, krant, nieuwsbrief op privé mail, en een app. Dat laatste bleek het beste aan te sluiten bij de wensen. Na verschillende aanbieders te hebben gesproken, hebben we gekozen voor de Businessapp van Concapps. Deze is zowel overzichtelijk voor de gebruiker, maar ook gebruiksvriendelijk aan de achterkant.

De lancering van de Multifix app

Nadat we op verschillende momenten de collega’s hadden geprikkeld met kleine beetjes informatie, was het op 7 september zo ver, de lancering. Die ochtend zijn we alle afdelingen langs gegaan om de collega’s te helpen bij het installeren van de app. Uiteraard ging dat hier en daar niet altijd vanzelf, maar gelukkig zonder grote problemen. En wie wat te vieren heeft moet ook trakteren, dus hadden we iPads van chocolade met onze app erop laten maken, bedankt @LogoChoc voor de snelle service.

Nu we de app een maand in gebruik hebben kunnen we zeggen dat we een goede keus hebben gemaakt. We krijgen veel positieve feedback van de collega’s en, na het nodige zoekwerk en contact met de helpdesk, gaat ook het vullen van de app goed. Die helpdesk is trouwens super snel en goed bereikbaar!

Een bedrijfsapp is dus een echte aanrader. Hoe houden jullie de collega’s op de hoogte?

Wil je meer infomatie of hier eens over sparren? Neem contact op via susanne.janssen@multifix.nl