Hoe zorg je dat alle collega’s geïnformeerd zijn?

Hoe zorg je dat alle collega’s geïnformeerd zijn?

Tijdens de persconferentie werd ons extra op het hart gedrukt om zoveel mogelijk thuis te werken. Het is heel belangrijk om deze nieuwe maatregelen zo snel mogelijk kenbaar te maken bij het personeel. Alle collega’s hebben Multifix App op hun mobiele telefoon. Dat maakte het voor onze HR manager makkelijk om, na het overleg met de directie, de nieuwe maatregelen direct te delen.

Meerdere bedrijven zullen herkennen dat het een uitdaging is om de interne communicatie goed te houden. Zeker naar mate een bedrijf groeit. Als je dan ook nog meerdere vestigingen hebt, kan dit een uitdaging zijn. Er zijn altijd collega’s die alles te horen krijgen in de spreekwoordelijke wandelgangen. Andere collega’s bewandelen gangen waar niets te horen is.

Waarom is interne communicatie zo belangrijk?

Hier zijn verschillende redenen voor. Een van deze redenen is het informeren van de medewerkers. Verder is het belangrijk voor de betrokkenheid en het gevoel van saamhorigheid. Belangrijkste punt is misschien nog wel deze. Als je eigen medewerkers niet op de hoogte zijn, hoe kan het beeld naar buiten dan volledig en duidelijk zijn?

Hoe was de situatie?

Bij Multifix werd veel informatie via de mail gedeeld. Niet iedereen zit altijd achter de computer. Ook zijn er mensen die überhaupt geen bedrijfsmail hebben. Er viel dus op die manier een gat in de interne communicatie. Er moest iets gebeuren om dit op te vullen.

Sinds begin dit jaar ben ik, Susanne Janssen, coordinator marketing en communicatie bij de Multifix Group. Dit vraagstuk viel binnen mijn verantwoordelijkheid. We hebben eerst gesprekken gevoerd met verschillende collega’s. Mensen op verschillende functies, van verschillende afdelingen. Dit om een goed inzicht te krijgen in de behoeften. Hieruit bleek dat onze vermoedens klopte. De interne communicatie en informatievoorziening werden slecht beoordeeld. Werk aan de winkel! Hoe kan dit beter? We moeten het toch samen fixen!

Welke opties zijn er?

Samen met de afdeling HR hebben we een werkgroep samengesteld. Verschillende ideeën passeerden de revue. Een intranet, krant, nieuwsbrief en een App. Dat laatste bleek het beste aan te sluiten op de wensen van de werknemers. We hebben verschillende aanbieders gesproken. De Businessapp van Concapps bleek het beste bij ons te passen. Deze is heel overzichtelijk voor de gebruiker. Ook is de ‘achterkant’ gebruiksvriendelijk.

De lancering van de Multifix app

We hebben de collega’s op verschillende momenten geprikkeld met nieuwe informatie. 7 september was het dan echt zo ver! De lancering! Op deze dag zijn we de afdelingen langsgegaan om te helpen bij de installatie. Uiteraard ging dat met horten en stoten. Gelukkig wel zonder grote problemen! Wie wat te vieren heeft moet natuurlijk ook trakteren. Daarom hadden we iPads van chocolade met onze app erop! Bedankt @LogoChoc voor de snelle service!

We hebben de App inmiddels een maand in gebruik. Ik kan wel zeggen dat we een goede keus hebben gemaakt. We krijgen veel positieve feedback van de collega’s. Ook het vullen van de App gaat goed. Na het nodige zoekwerk en het contact met de helpdesk haha! Deze is trouwens super snel én goed bereikbaar!

Een bedrijfsapp is dus zeker een aanrader! Hoe houden jullie je collega’s op de hoogte?

Wil je meer infomatie of hier eens over sparren? Neem contact op via susanne.janssen@multifix.nl